Chargé.e d’administration et d’accueil de manifestations du Site Minier d’Arenberg

La Porte du Hainaut recherche actuellement a renforcer l’équipe du Site Minier d’Arenberg.

En collaboration avec la Responsable Administrative et Financière du Site Minier d’Arenberg – La Porte du Hainaut, le ou la chargé.e traite les tâches administratives, financières et logistiques liées à l’accueil des évènements.

Wallers

Contrat : Catégorie B

Contrat : Contractuel

Contrat : Fonctionnaire

Échéance : le 01/08/2025

Domaine 1 : Gestion du suivi opérationnel

Gère le quotidien : suivi des appels et des demandes mail, suivi administratif, financier, juridique et technique de l’ensemble des composantes du projet de développement du Site Minier
Organisation des commandes de matériels et de fournitures du service
Organisation des réunions, prise de note, rédaction et mise en forme de comptes-rendus
Gestion de l’agenda d’occupation du site, gestion du planning de nettoyage
Classement et archivage des dossiers et de la documentation

Domaine 2 : Participation à l’organisation des événements, temps forts et tournages organisés sur le site

Contribue, en collaboration avec la direction et la responsable administrative et financière, à l’organisation des événements grand public/temps forts/tournages… organisés sur le site : envoi de mails, gestion des réservations de places, gestion administrative des prestataires, mises sous pli, affichages, mise en place des salles sur les configurations légères (manutention légère).

Domaine 3 : Collaboration sur le tourisme d’affaires

Gestion de tout ou partie des demandes de séminaires entreprises sur site : réservation d’espaces, établissement de devis + convention, démarchage prestataires (traiteurs, technique, gardiennage, SSIAP…), préparation des espaces, organisation pratique le jour J…

-Possibilité de venir en renfort de l’équipe le soir ou les week-ends

-Contact avec des publics variés : grand public, artistes, entreprises, partenaires, prestataires, touristes…

Profil attendu :

Savoir / Savoir – faire :

Maîtrise des circuits et procédures administratives, juridiques et financières
Capacité à comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Autonomie dans l’exécution des tâches
Organisation
Maîtrise de l’outil informatique

Savoir-être :

Sens du travail en équipe
Rigueur et organisation, Gestion des délais et contraintes temps
Sens du contact et qualités relationnelles
Esprit d’initiative
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
Respecter la confidentialité
Disponibilité

La Communauté d’Agglomération de la Porte du Hainaut propose de nombreux avantages à ses agents :

Télétravail envisageable (jusqu’à 2j/ semaine)
Titres restaurant avec une participation financière de 60% de l’employeur
RIFSEEP : nouveau régime indemnitaire
Adhésion au Comité d’oeuvre Sociale (loisirs, billetterie, voyages…)
Adhésion à l’offre maximale de Plurelya financée par l’employeur qui accompagne les agents tout au long des événements de la vie et des loisirs (mariage, naissance, abonnement de sport…)
Participation financière de l’employeur pour la mutuelle et la garantie maintien de salaire
Flotte de véhicule de service à disposition des agents