Coordinateur.rice Direction Administration Générale

Domaine 1 : Assister la responsable dans le suivi administratif et financier des dossiers :

• Appui administratif auprès de la Directrice AG et du Responsable du Parc Logistique : dossiers de bilan des activités et actions de la Direction, participation à la mise en œuvre et à l’évaluation des projets et à la préparation des supports dédiés,
• Participer à l’élaboration du budget et à la préparation des étapes budgétaires,
• Inscrire et suivre les actes administratifs du service,
• Apporte un appui à la rédaction des projets de délibération,
• Participe à la formalisation et au suivi de l’exécution des marchés publics,
• Rédiger des notes, comptes-rendus, courriers et documents divers,
• Relais en cas d’absence de la Directrice,
• Accompagner ou suppléer la Direction à des réunions en fonction du planning.

Domaine 2 : Assister la responsable à l’optimisation de l’activité :

• Pilotage de l’optimisation continue des processus pour une meilleure efficacité,
• Conduite de l’analyse des pratiques, recherche de rationalisation et de simplification des modes de faire,
• Développement des coopérations et organisation de la continuité de service,
• Animation d’une équipe projet DAG : action collaborative, amélioration des process et communication avec l’ensemble des services, analyse des dépenses et rationalisation des achats,
• Conseil en gestion administrative auprès des agents de la DAG – rôle moteur dans le développement de la modernisation administrative et dans l’innovation des pratiques,
• Participe à la bonne organisation et au suivi des projets de la Direction et de ses projets (aménagement des locaux, vêtement de travail, qualité de vie au travail, achat durable…),
• Participer et représenter, si besoin, la Direction dans des groupes de travail interne à La Porte du Hainaut.

Domaine 3 : Participer aux activités spécifiques de la Direction administration Générale et plus généralement du Pôle Ressources Internes et de la collectivité :

• Participer aux projets (montage des réunions, préparations des supports…),
• Rédiger des notes, comptes-rendus, courriers et documents divers,
• Participer et représenter, si besoin, la Direction dans des groupes de travail interne à La Porte du Hainaut.

Profil attendu :

Savoir :

• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales,
• Connaissance des procédures Marchés Publics, des règles de rédaction des DCE, des procédures internes.

Savoir – faire :

• Respect des délais et des procédures,
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
• Travail en équipe,
• Rédaction de support attractifs,
• Reporting,
• Qualités rédactionnelles,
• Animation de réunion,
• Sens de l’accueil et des relations publiques.

Savoir-être :

• Force de proposition,
• Dynamique,
• Réactivité,
• Aisance relationnelle,
• Prise d’initiative,
• Autonomie,
• Discrétion,
• Rigueur,
• Disponibilité,
• Organisation.